Tietosuojailmoitus

1. Suhde Suomen Luisteluliitto ry:n tietosuojaselosteeseen

Tämän valintaportaalin rekisterinpitäjä on Suomen Luisteluliitto ry (Y-tunnus 0202202‑7, Valimotie 10, 00380 Helsinki, slloffice@luisteluliitto.fi).

Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan ensisijaisesti Suomen Luisteluliitto ry:n tietosuojaselostetta ja verkkosivujen käyttöehtoja. Tämä sivu täydentää sitä ainoastaan niiltä osin, jotka koskevat Team Finland Roller Derby ‑valintaprosessia.

Mikäli liiton yleinen seloste ja tämä lisäosa ovat ristiriidassa yleisten kysymysten osalta (rekisteröidyn oikeudet, valitusviranomainen, perustaso), sovelletaan liiton yleistä selostetta.

2. Lisäkäsittelyn tarkoitukset

Liiton yleisessä selosteessa kuvattujen tarkoitusten lisäksi tällä valintaportaalissa käsitellään henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Team Finland Roller Derby -hakemusten vastaanotto, käsittely ja arviointi
• Hakemusluonnosten väliaikainen tallennus ja jatkaminen sähköpostiin lähetetyn linkin avulla
• Valmentajien ja toimihenkilöiden arviointien, muistiinpanojen ja suositusten kirjaaminen
• Suosittelijoiden yhteystietojen kerääminen ja heihin yhteydenpito
• Joukkueprojektien hallinta ja niihin kutsuminen
• Eettisten ohjeiden (code of conduct) hyväksynnän ja versionhallinnan kirjaaminen
• Valintapäätösten ja muutosten auditointi
• Henkilökohtaisen palautteen lähettäminen hakijalle

3. Lisäksi käsiteltävät tietoryhmät

Liiton yleisessä selosteessa lueteltujen tietojen lisäksi tällä valintaportaalilla käsitellään:

• Tilitiedot — sähköpostiosoite, salasanan tiiviste, kirjautumistapahtumat
• Hakemuksen sisältö — hakulomakkeen vastaukset (profiili, kokemus, motivaatio, tavoitettavuus, terveys- tai erityistarvetiedot siinä laajuudessa kuin hakija ne itse toimittaa)
• Suosittelijoiden tiedot — nimi, rooli, sähköposti, puhelin (hakijan toimittamat)
• Hakemuksen versiohistoria
• Valmentajien arvioinnit, muistiinpanot ja suositukset — sekä kriteerikohtaiset pisteytykset
• Statushistoria — valintaprosessin vaiheet aikaleimoineen
• Eettisten ohjeiden hyväksynnät — hyväksytty versio ja aikaleima
• Tapahtumaloki (audit log) — tekijä, tapahtumatyyppi, kohde, aikaleima, metatiedot

Erityisten henkilötietoryhmien (GDPR 9 art., esim. terveystiedot) käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen siltä osin kuin hakija päättää ne toimittaa.

4. Pääsyrajoitukset ja roolit

Tietoihin pääsy on toteutettu rivitason käyttöoikeuksina tietokantatasolla (PostgreSQL Row Level Security):

• Hakija näkee oman hakemuksensa, oman profiilinsa ja itselleen suunnatun palautteen.
• Projektin valmentajat (head/assistant coach) ja manageri näkevät vain niiden projektien tiedot, joihin heidät on nimetty.
• Turvallisemman tilan yhteyshenkilö (safer space contact) näkee oman vastuualueensa ilmoitukset.
• Liiton ylläpito (federation admin) näkee liiton hallinnoimat tiedot palvelun ylläpitoa varten.
• Tapahtumalokin sisältöön on pääsy vain liiton ylläpidolla, ja se on muokkaussuojattu.

5. Käsittelijät ja tekninen alusta

Liiton yleisessä selosteessa mainittujen toimijoiden lisäksi tämän valintaportaalin teknisinä käsittelijöinä toimivat:

• Supabase (Supabase Inc.) - tietokanta, autentikointi, tiedostojen tallennus
• Cloudflare, Inc. - sovellusalustan ajoympäristö (Workers) ja CDN
• Sähköpostipalveluntarjoaja - kutsujen ja palautteiden lähetys

Suomen Luisteluliitto ry on tehnyt näiden kanssa GDPR 28 art. mukaiset käsittelysopimukset. Tietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia (esim. EU:n vakiosopimuslausekkeita).

6. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.

Säilytysaikaan vaikuttavat muun muassa:

• Valintaprojektin kesto ja siihen liittyvä auditointitarve
• Kirjanpitoa ja muuta lainsäädäntöä koskevat velvoitteet
• Mahdolliset oikeudelliset vaateet

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

7. Turvallisemman tilan ilmoitukset

Turvallisemman tilan ilmoituskäytäntö ja sen yhteyshenkilöt kuvataan erillisessä ohjeistuksessa, joka julkaistaan myöhemmin. Linkki päivitetään tähän kohtaan, kun ohjeistus on saatavilla.

8. Oikeudet ja yhteydenotto

Rekisteröidyn oikeudet (tarkastus, oikaisu, poisto, käsittelyn rajoittaminen, vastustaminen, siirrettävyys, valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle) ovat samat kuin liiton yleisessä selosteessa.

Tähän valintaportaaliin liittyvät pyynnöt voi osoittaa: slloffice@luisteluliitto.fi, viestin aiheeksi "Team Finland Roller Derby – tietosuoja".

Huom: arvioinnit, suositukset ja statushistoria saattavat olla osa valintapäätöksen perustelua, ja niiden poisto voi olla rajoitettua oikeutetun edun ja mahdollisten muutoksenhakujen vuoksi.